Guida al sistema di e-documenti

Utilizzo delle cartelle pubbliche

Dalle cartelle pubbliche è possibile prelevare o semplicemente visualizzare i documenti in essi contenuti. Il prelievo può essere diretto (download) oppure è possibile farsi inviare il file, in modo automatico, alla casella di posta elettronica inserita in fase di registrazione.

Cliccando su una delle cartelle pubbliche si accede al suo contenuto:

Cliccando sul nome del file si aprirà una finestra ove lo stesso sarà visualizzato. Cliccando sull'icona il file verrà scaricato. Cliccando sull'icona lo stesso verrà inviato all'email registrata.

Utilizzo della cartella privata

Come già detto la cartella personale può essere considerata un deposito di file del docente. In linea di massima si prevede che tali file siano:

• Documenti di Word

• Cartelle di Excel

• Presentazioni di Powerpoint

• Database di Access

• Immagini

• Filmati e clip multimediali

• File prodotti da altre applicazioni (ADT, Winasks,gestionali)

File eseguibili, file con estensioni .scr, .pif, .com, .bat non dovrebbero essere conservati, in quanto potrebbero essere portatori di infezioni virali.

Alla cartella personale il docente ha diritti quasi esclusivi, in quanto può caricare e scaricare file, cancellarli, modificarli, creare cartelle, cancellarle. E' da tener presente, tuttavia, che per ragioni di sicurezza l'Amministratore di sistema ha accesso alle cartelle di tutti gli utenti, ad esempio per effettuare operazioni di backup, controllo antivirus, etc.

Al primo accesso la cartella sarà ovviamente vuota. L'utente può, se lo ritiene opportuno, creare delle cartelle per meglio organizzare il proprio spazio. Questa operazione può essere effettuata in qualsiasi momento.

Per inviare uno o più file è sufficiente utilizzare l'apposita area di lavoro, scegliendo il file dal proprio computer:

La finestra # of uploads permette di effettuare l'invio di più file senza dover ripetere l'operazione. Scelto il numero di fle da inviare la finestra si modificherà facendo apparire un numero maggiore di finestre di dialogo.

Per creare una nuova cartella è sufficiente utilizzare la relativa finestra di dialogo:

mentre cliccando sull'albero delle directory è possibile risalire ai livelli superiori, fino alla pagina iniziale (Home):

La cartella privata mostra i file contenuti nello stesso modo delle cartelle pubbliche. Sono quindi presenti le icone per l'invio tramite email   e per lo scaricamento diretto , la possibilità di visualizzare il file cliccando sul suo nome ed in più l'icona per la cancellazione del file e l'icona per modificarne il nome o la descrizione.

Suggerimenti

Per un buon uso del sistema è necessario ricordare che le operazioni sui file non possono essere annullate. se cancellate un file non sarà possibile recuperarlo in quanto non finisce nel cestino, ma viene eliminato. Se salvate un file con il nome di uno già presente questo verrà sovrascritto e l'operazione non può essere annullata.

E' sempre conveniente assegnare ad ogni file una descrizione: in tal modo sarà più semplice ricordarsi cosa contiene il documento.

Configurazione

Il sistema consente all'utente, cliccando sull'icona , di accedere ad un menu di configurazione. In tale menu è possibile modificare l'indirizzo email utilizzato, la propria password e la lingua (italiano o inglese) e decidere se ricevere o no il log delle attività.

Si raccomanda di custodire la password con cura, evitando di comunicarla ad altri. L'utente è, ovviamente, responsabile di ciò che si trova nella sua cartella e prende atto che eventuali file giudicati pericolosi dal sistema verranno, senza preavviso, cancellati.

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